Enligt Koden ska Bolaget ha en valberedning som har till syfte att lämna förslag på ordförande på bolagsstämmor, kandidater till styrelseledamöter inklusive styrelseordförande, arvode och övrig ersättning till varje styrelseledamot samt ersättning för utskottsarbete och arvode till revisorer. Valberedningen ska även lämna förslag till principer för utseende av valberedning för den nästföljande årsstämman.
Vid årsstämman den 21 april 2022 beslöts att ny valberedning inför årsstämman 2023 i Bolaget ska utses enligt följande:
Valberedningen ska inför årsstämma utgöras av representanter för de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i Bolaget i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken eller på annat sätt kända aktieägarna den sista handelsdagen i augusti varje år. Om styrelsens ordförande inte är utsedd såsom representant för en av de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i enlighet med denna bestämmelse ska även denne ingå i valberedningen. Styrelsens ordförande ska sammankalla valberedningen till dess första sammanträde.
Representanterna ska utses av de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i Bolaget men ska representera samtliga aktieägare i Bolaget.
Om någon eller några av de tre röstmässigt största aktieägarna avstår från att utse en ledamot i valberedningen, övergår rätten att utse sådan ledamot till den till röstetalet närmast följande största ägarregistrerade aktieägare som inte redan har rätt att utse en ledamot av valberedningen. Förfarandet ska fortgå till dess att valberedningen består av tre ledamöter (om styrelsens ordförande utsetts såsom en av de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna) eller annars till dess att valberedningen består av fyra ledamöter.
När valberedningen utses, ska aktieägare beakta att majoriteten av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till Bolaget och bolagsledningen. Vd eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot av valberedningen. Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i Bolaget röstmässigt största aktieägaren.
Namnen på ledamöterna och de aktieägare som de representerar ska normalt offentliggöras på Bolagets webbplats senast sex månader före årsstämman. Vid det första sammanträdet ska valberedningen inom sig välja ordförande. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot ska inte vara valberedningens ordförande. Valberedningens mandattid löper intill dess att en ny valberedning har utsetts.
Om förändring sker i Bolagets ägarstruktur efter den sista handelsdagen i augusti men före det datum som infaller tre månader före nästkommande årsstämma, och om aktieägare som efter denna förändring kommit att utgöra en av de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i Bolaget framställer önskemål till valberedningens ordförande om att ingå i valberedningen, ska denna aktieägare ha rätt att, enligt valberedningens bestämmande, antingen utse en ytterligare ledamot av valberedningen eller en ledamot som ska ersätta den ledamot som utsetts av den efter ägarförändringen till röstetalet mindre aktieägaren.
En aktieägare som har utsett en ledamot i valberedningen har rätt att entlediga ledamoten och utse en ny ledamot. Om sådant byte sker ska aktieägaren utan dröjsmål anmäla detta till valberedningens ordförande (eller, om det är valberedningens ordförande som ska bytas ut, till styrelsens ordförande). Anmälan ska innehålla namnet på den entledigade ledamoten och den person som ska ersätta denne som ledamot i valberedningen.
Om en ledamot som representerar en aktieägare i valberedningen frånträder sitt uppdrag i förtid ska valberedningen utan dröjsmål uppmana den aktieägare som utsett ledamoten att utse en ny ledamot. Utses inte en ny ledamot av aktieägaren, ska valberedningen erbjuda andra röstmässigt större aktieägare att utse en ledamot i valberedningen. Sådant erbjudande ska gå i turordning till de röstmässigt största aktieägarna (dvs. först till den röstmässigt största aktieägare som inte redan utsett en ledamot till valberedningen eller tidigare avstått från sådan rätt, därefter till den röstmässigt näst största aktieägare som inte redan utsett en ledamot till valberedningen eller tidigare avstått från sådan rätt och så vidare). Förfarandet ska fortgå till dess att valberedningen är fulltalig. En ledamot som frånträder sitt uppdrag i förtid ska anmäla detta till valberedningens ordförande (eller, om det är valberedningens ordförande som frånträder, till styrelsens ordförande).
Ingen ersättning för arbete eller nedlagda kostnader ska utgå till ledamot av valberedningen.
I enlighet med beslut vid John Mattson Fastighetsföretagen AB (publ) årsstämma 2022 tillsattes inför årsstämman 2023 en valberedning utsedd av de största ägarna i bolaget.
Valberedningen inför årsstämman 2023 bestod av:
Efter årsstämman den 21 april 2023, då Katarina Wallin valdes till ledamot i John Mattsons styrelse, utsåg AB Borudan Ett att i valberedningen ersätta Katarina Wallin med Ulrika Magnusson.
Valberedning inför årsstämma 2024 utses hösten 2023.
